سوالات ضمن خدمت مقررات و اصول مكاتبات اداری در آموزش و ‍ پرورش

سوالات ضمن خدمت مقررات و اصول مكاتبات اداری در آموزش و ‍ پرورش

سوالات ضمن خدمت مقررات و اصول مكاتبات اداری در آموزش و ‍ پرورش

مقررات و اصول مكاتبات اداری در آموزش و ‍ پرورش با کد ۹۹۵۰۷۲۲۱ (۲۴ ساعت )

اجزای نامه های اداری :

هر نامه اداری از پنج بخش زیر تشکیل می شود: سرلوحه، عناوین )گیرنده، فرستنده و موضوع( نامه، متن نامه،امضای نامه و گیرندگان رونوشت که بدون هریک از این بخش ها، نامه اداری ناقص خواهد بود.

سرلوحه نامه:

سرلوحه نامه که گاهی به غلط سربرگ نامیده می شود، عموما بخش بالایی نامه اداری است که در آن آرم الله، عبارت جمهوری اسلامی ایران، نام وزارت خانه و موسسه یا سازمان، بسمه تعالی، شماره،تاریخو پیوست نامه است. بر اساس استاندارد شماره ۹۷۳ موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران سرلوحه عبارت از آرم جمهوری اسلامی و نوشته های زیر آن است که در بالا و سمت راست کاغذ و تاریخ، شماره و پیوست که به ترتیب در بالای سمت چپ کاغذ قرار دارد.

عناوین نامه:

عنوان گیرنده نامه، فرستنده نامه و موضوع نامه در این بخش قرار دارد. بر اساس مصوبه دفتر
تشکیلات و روش های سازمان امور اداری و استخدامی کشور در سال ۰۹۱۱ ، مقرر گردید خطاب نامه ها
شامل به، از و موضوع باشد. اما پس از انقلاب اسلامی، بدلیل شباهت آن به مراتب نامه های نظامی و وجود
حالت آمریت در آن، این روش حذف گردید، اما هنوز هم بسیاری از ادارات از این روش در خطاب نامه ها
استفاده می نمایند.

متن نامه:

متن نامه مهم ترین بخش نامه است، شرح مطالبی که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در
حقیقت هدف نامه است. متن نامه شامل سه بخش مقدمه، پیکره و نتیجه است که بطور نامرئی در هم تنیده شده
و به هم مربوط می شوند. مقدمه نامه عبارتست از عبارت سلام- اشاره به شماره و تاریخ نامه در پاسخ نامه ها-
شماره و تاریخ نامه ی پیشین در نامه های پیرو، برای آشنا ساختن مخاطب با سابقه موضوع و استفاده از عبارت
به اطلاع می « برای مقامات هم سطح و » به آگاهی می رساند « ، برای مقامات بالاتر » باستحضار می رساند «
برای مقامات زیردست تر. در ادامه نیز موضوع نامه با استفاده از اختصار، شفافیت و ساده نویسی بیان » رساند
در خصوص تقاضا از مقام بالادست، » خواهشمندست « شده و در انتهای نامه که بخش نتیجه گیری است، با بیان از مقام های پایین تر و بیان درخواست در ادامه و در نتیجه » شایسته است « از مقام های هم ارز و » مقتضی است « تشکر از مخاطب خود نامه را به پایان برد.

امضای نامه:

رکن اساسی هر نامه امضای نامه است، چراکه بدون آن نامه سندیت ندارد و نمی تواند در جریان
کار قرار گیرد. ضمنا مسئولیت اصلی محتویات نامه بر عهده امضاکننده نامه است و به عنوان سندی است که
وی مسئولیت های آن را بر عهده می گیرد. بخش امضا نیز شامل نام و نام خانوادگی نویسنده نامه و در سطر
بعدی آن عنوان سازمانی وی است. در ادامه نیز شکل امضای نویسنده است که ترکیبی از نام و خطوط است.

گیرندگان رونوشت:

برای اطلاع واحدهای سازمانی و اشخاصی که موضوع نامه به آنها مربوط می باشد و یا
به نظر نویسنده بهتر است در جریان چنین مطلبی قرار گیرند، از رونوشت نامه استفاده می شود که پایین تر از
امضای نامه و در سمت راست نامه ذکر می گردد.
اندازه و ابعاد نامه: نامه های اداری بر اساس میزان محتوی نامه در دو قطع کوچک و بزرگ انتشار می یابند،
معمولا نامه های تا پنج سطر محتوی در نامه های قطع کوچک ) A) 1 و نامه های حاوی مطالبی بیشتر از پنج سطر در نامه هایی با سربرگ بزرگتر ) A1 ( منتشر می گردند. موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران دو قطع A9 برای انتشار جدول ها، نمودارها و صورت های مالی و A6 برای یادداشت اداری مصوب نموده است. آنچه درخصوص اندازه کاغذهای اداری قابل ذکر است تناسب بین طول کاغذهای کوچکتر با عرض کاغذهای بزرگتر
)طول کاغذ A1 =عرض کاغذ A1 و بالعکس(. ضمنا استفاده از کاغذهای استاندارد به سه منظور : استاندارد واحد در مکاتبات اداری، سهولت در بایگانی اسناد و جلوگیری از ضایعات کاغذ در هنگام برش صورت می گیرد.

ایجاد ارتباط در مکاتبات

نامه ای که از سازمان صادر می گردد ممکن است که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مکاتبه فرستاده شود در اینصورت از نظر امکان کنترل گردش نامه و بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره های مکاتبات و نامه های طرف گیرنده اشاره شود در این صورت:
الف- اگر نامه در پاسخ نامه طرف مکاتبه صادر گردد بعد از ذکر عنوان شماره و تاریخ نامه گیرنده باین شرح قید
می گردد:
در پاسخ نامه شماره ……… مورخ
عطف به نامه شماره ……….مورخ
ب- هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامه ای از گیرنده دریافت نشده است بعد از عنوان باین شرح انشاء می گردد:
در تعقیب نامه شماره ……. مورخ ……….
پیرو نامه شماره …… مورخ…………
ذکر شماره نامه بمتصدیان کنترل گردش نامه و بایگانیها امکان می دهد که بسرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا کنند.